Як правильно зшивати документи: загальноприйняті правила та практичні поради. Як правильно прошити та пронумерувати журнал — зразок Бланк зразка для зшивання документів

Не можна оминути питання контролю цілісності записів. Живучи у вік цифрових технологій, що дозволяють зберігати та захистити записи, білоруське законодавство не завжди дає право вести записи в електронному вигляді. Про записи у сфері безпеки та здоров'я співробітників можна взагалі «не зарікатися», їм цифрові технології не загрожують.

Тому доводиться по-старому брати шило, нитку, голку і нумерувати журнал, шнурувати його, робити завірювальний запис на останньому аркуші і скріплювати його печаткою організації.

Усі журнали, куплені в магазині, мають завірювальний запис і, дивлячись на неї, складається відчуття, що всі журнали необхідно шнурувати та скріплювати печаткою. Але це не так. Побіжний пошук за законодавством Республіки Білорусь у галузі охорони праці представив невеликий перелік журналів, що підлягають вищеописаній процедурі.

От і все. Останні два журнали можна було й не вказувати, оскільки вони заповнюються медичними працівниками, які є у штаті лише великих підприємствах Республіки.

В області пожежної безпеки потрібно шнурувати та скріплювати печаткою журнали реєстрації протипожежних інструктажів. Журнали мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою, а також завірені підписом керівника об'єкта або особи, відповідальної за проведення інструктажів(дивно, чи не так?) (Додаток 2 до Правил пожежної безпеки Республіки Білорусь. ППБ Білорусі 01-2014). На нашу радість допускається реєструвати проведення протипожежного інструктажу в журналах реєстрації інструктажів з охорони праці (дякую МНС). Тому журнали реєстрації протипожежних інструктажів не поширені організаціях Республіки.

При роботі з документацією рано чи пізно стикаєшся з необхідністю вести Добре, якщо ці знання будуть отримані не під час чергової перевірки будь-яких уповноважених органів. Прошивка - це важливий елемент у діловодстві, який краще не залишати без уваги, щоб не потрапити на штраф. Якщо документ пошитий неправильно, то надалі проблематично довести, що заміна відомостей не мала місця. Про те, як правильно прошити, пронумерувати журнал, розказано у цій публікації.

Відповідальність

Деякі документи мають підвищений ступінь важливості, тому вимагають більш пильної уваги до зберігання та оформлення. Прошивка та нумерація документації - це зовсім не забаганка, а захист від внесення незаконних змін шляхом виривання/додавання сторінок та інших несанкціонованих дій.

Чи потрібно прошивати журнали у приватній конторі? Відповідь ствердна. Цілком не важливо, яка форма власності в організації, перевірка може запросто з'явитися і до пересічного індивідуального підприємця, адже закон для всіх один.

При прийомі працювати секретаря чи діловода краще відразу уточнити, чи вміє кандидат прошивати книжки і як робить це? Якщо з відповіддю на це питання виникнуть складності, майте на увазі: надійним партнером цей претендент не стане, адже навичка прошивки не менш важлива, ніж уміння правильно писати листи або швидко набирати на комп'ютері тексти «сліпим десятипальцевим методом». І тішить те, що знання це легко можна отримати, якось розібравшись із цим питанням.

У деяких структурах, наприклад силових, внутрішня служба перевіряє завжди ревізію з особливою пристрастю, і в першу чергу дивиться на те, чи оформлені журнали належним чином, перевіряють навіть шнурівку конспектів особового складу!

Усі касові журнали мають прошиватися насамперед, все, що стосується фінансів, завжди у фокусі контрольних служб. Слід прошити і обліку наказів, і журнали для позначок та іншого.

Деякі журнали ведуться на підприємствах роками, у цих випадках буває, що нитка прошивки допомагає книзі просто не розвалитися на частини від старості.

Як прошити та пронумерувати журнал: покрокова інструкція

Насправді важко прошивати лише свій перший документ. Ти ж не знаєш, з чого почати і як правильно прошити журнал, як до нього взагалі підступитися. А ось робота з наступними документами буде звичайною рутинною маніпуляцією і не більше.

Як прошити журнал? Зразок можна подивитися нижче на фото, наочний посібник завжди працює краще за написані тисячі слів.

Нумерація

Якщо в журналі буде відсутній хоча б один аркуш, то це відразу наштовхне орган, що перевіряє, на думку про службову підробку на підприємстві. Якщо листи були вирвані, то була прихована якась інформація, і тут уже будуть розбиратися, кому це вигідно і чому. Якщо перевіряючий захоче неодмінно покарати фірму за щось, то непрошнуровані документи стануть чудовою зачіпкою в його діяльності.

Пронумерувати книгу можна вручну, при цьому нумеруються листи, а не сторінки. Обкладинка листом не є, зазвичай ставляться у правому нижньому кутку. Якщо при нумерації вручну було допущено помилку, то можна виправити цифру ручкою і поставити поруч підпис посадової особи, наприклад, секретаря, який є відповідальним за прошивку журналів на підприємстві.

Сучасний ринок перенасичений товарами, можна легко купити вже відразу красиво пронумерований журнал. Це, без сумнівів, зручно, тому що прописувати цифри від одного до ста – не найцікавіше заняття.

Нитка для прошивки

Звичайна нитка, на зразок тієї, якою ми пришиваємо гудзики і користуємося звично в побуті, для роботи не підійде. Якщо взяти тонкий зразок, то з часом нитка може порватися, і тоді журнал прошивати доведеться заново, а це далеко не хвилинна справа.

Найчастіше у діловода в арсеналі є яка настільки міцна, що голими руками її порвати просто неможливо, вона точно збереже всі аркуші разом, навіть якщо журнал ненароком впаде.

Чим робити дірки?

У тонкому журналі або зошити дірки можна зробити шилом, поступово, крок за кроком, сторінка за сторінкою проколоти всі аркуші. А от якщо справу мати доведеться з багатосторінковим екземпляром, то на допомогу зазвичай беруть дриль. Особливо захоплююче спостерігати за тим, як спритно вміє керуватися інструментом тендітна дівчина-бухгалтер. І все-таки, вдаючись до такої важкої артилерії, краще заручитись чоловічою підтримкою.

Для того, щоб ваш журнал виглядав охайно, не проколюйте обкладинку, навіть якщо дуже хочеться. Дірки робити слід якомога ближче до корінця (переплетення), тоді при відкритті сторінок ниток практично не буде видно, і вони не займуть корисну площу граф.

Дірок зазвичай робиться дві, відстань між ними становить 6-10 сантиметрів. Розташовуються отвори приблизно посередині книги.

Після того, як дірки зроблені, нитка вставляється у велику голку і простягається крізь отвори. Обидва хвостики нитки повинні залишитися позаду журналу (між останнім листом та задньою частиною обкладинки).

Довжина нитки

Також необхідно відразу прикинути, якої довжини відрізати нитку, обидва її «хвостики» повинні залишитися вільними приблизно на 15 сантиметрів, але краще діяти із запасом, зайві міліметри завжди можна обрізати. Кінці потрібні для того, щоб зверху можна було приклеїти контрольний листок з кількістю пронумерованих сторінок.

Контрольний лист

Весь зміст прошивки журналів полягає в тому, щоб за допомогою своєрідної саморобної «пломби» надовго зафіксувати кількість аркушів, які мають бути присутніми в даному документі за будь-яких обставин.

Нам знадобиться вирізаний шматочок аркуша, приблизно 10*10 см, на ньому необхідно написати вручну або надрукувати на комп'ютері наступний текст: «У даному журналі пронумеровано і прошнуровано «….» сторінок. Керівник підприємства має поставити на паперовому квадраті свою резолюцію, додатково встановлюється дата операції.

Нитка зв'язується у вузол, а кінці залишаються вільними, контрольний листок наклеюється за допомогою ПВА, на сам вузлик та частину ниток. Після того, як клей підсохне, керівник ставить на контрольний лист печатку так, щоб вона вийшла за його краї і слід був присутній на самій обкладинці. Ось така застосовується елементарна схема захисту від посягання на цілісність журналів.

1. Журналом може стати навіть звичайнісінький учнівський зошит.
2. Перелопативши інформацію про те, як прошивати журнал, не завжди можна натрапити на наступну корисну пораду. Слідкуйте за натягом, прошивка повинна бути виконана досить вільно, інакше шнурок/нитка будуть врізатися в отвори та рвати сторінки, або книгу неможливо буде відкрити повністю. Туго зшитий журнал не дозволяє вести запис у центрі розвороту.
3. А ще можна знайти в інтернеті потрібну форму встановленого зразка, роздрукувати, проколоти діроколом, пошити, наклеїти «контрольку».
4. Бажано кріпити контрольний листок клеєм-олівцем: ПВА довго сохне, а волога часто розмиває підпис та печатку, поставлену керівником у поспіху.
5. Трапляються ситуації, коли внести якісь зміни до журналу все ж таки необхідно. Наприклад, через прикру помилку чи безвідповідальність посадової особи було внесено некоректні дані, або зовсім реєстраційна інформація відсутня, у разі часом доводиться переписати журнал повністю.

Де придбати журнали?

До речі, зараз в інтернеті є безліч порталів, які за невеликі гроші та у швидкі терміни можуть запропонувати придбати будь-який зразок. Плюс такої покупки полягає в тому, що журнали вже прийдуть вам з отворами для нитки або навіть прошити повністю, і не потрібно буде думати про те, як прошивати журнал самому.

Інженерів захисту життя і здоров'я працівників зазвичай цікавить, як прошити журнал з охорони праці, але особливої ​​премудрості тут немає - всі ці документи шнуруються за одним принципом. До речі, журнал з охорони праці - це один із тих, які роботодавець повинен «пестити і плекати», адже, трапившись із співробітником на виробництві, насамперед контролюючі органи запитають про книгу, де ці самі співробітники ознайомилися під підпис з

Інформація кадровику

А ось книга реєстрації обліку трудових книжок та вкладишів у них має бути не просто прошита, а скріплена або опломбована. Стандартна схема, як прошивати журнал для внесення відомостей про трудові книжки, тут не підійде.

Деякі підсумки

Повторимо основні правила, озвучені вище:

• Перед роботою уважно вивчіть інструкцію про те, як прошивати журнал.
• Визначитися з «колючим» інструментом.
• Не проколювати обкладинку (тільки самі листи).
• Не робити отвори далеко від обкладинки - журнал незручно відкриватиме.
• Нитка має бути міцною.
• Чи не прорахуватися з довжиною нитки, щоб не переробляти все заново.
• Журнал пронумерувати.
• Наклеїти контрольний лист, де буде вказано кількість сторінок, що прошиваються, дата прошивки.
• Скріпити печаткою.

Сподіваємося, що після прочитання статті у вас не залишилося запитань щодо того, як прошити журнал реєстрації тощо.

Прошивка документів - нескладний процес, що не вимагає від виконавця особливих навичок: все, що потрібно мати під рукою, - нитка (шнур, шпагат), голка та дірокол, а за наявності сучасного обладнання всі ці предмети можуть бути замінені спеціальним верстатом. Прошнурувати та проклеїти документ - такий самий невід'ємний обов'язок спеціаліста відділу кадрів, як і ведення чи особистих справ співробітників: без цієї процедури зберігання великого обсягу документів було б надто утруднено.

За вказаними операціями слідує ще одна - оформлення, засвідчення підписом та прикріплення наклейки. Як правильно прошити та проклеїти документ, а також де завантажити електронний бланк та зразок наклейки у форматі Word – дивіться далі.

Коли потрібно прошивати документи?

Відповідно до загальної практики, підтвердженої Наказом Росархіву №76 від 23 грудня 2009 року, Наказами Міністерства культури та Міністерства з податків і зборів, а також ГОСТом Р 51141, прошивати (або проклеювати) слід будь-який документ, до складу якого входить більше одного аркуша. Робиться це з двох основних причин: по-перше, у «зібраному» вигляді значно легше зберігати особисті справи та підшивки; по-друге, якщо пошити аркуші та розмістити зверху наклейку із зазначенням їх точної кількості та печаткою організації, вилучити або підмінити будь-яку частину документа стане значно важче.

Важливо: питання, чи варто зшивати здвоєні листи, залишається до кінця не з'ясованим. Виходячи з практичних міркувань, можна порекомендувати залишити їх у вихідному стані (бо фактично це один аркуш), але помістити в тверду папку або під обкладинку з іншими паперами. Якщо це невід'ємна частина масиву (наприклад, ), тоді, незважаючи на здвоєність, листи необхідно прошити (прошнурувати), а при необхідності - і додатково проклеїти разом з іншими.

Зазвичай відповідальний співробітник сам вирішує, яким способом пошити документ, якщо в його організації немає спеціального регламенту, якого необхідно дотримуватися. На законодавчому рівні цей обов'язок, зрозуміло, не закріплений, проте відходити від прийнятих норм не рекомендується: найближча перевірка виявить усі огріхи фахівця, і йому в кращому разі загрожуватиме дисциплінарне стягнення.

Крім того, наслідуючи єдиний заведений порядок, працівник заощадить чимало часу, який можна використовувати для більш значущих з раціональної точки зору занять - наприклад, для оформлення або внесення інформації в електронні бази даних.

Порада: перед здаванням документів у відділ Федеральної податкової служби є сенс поцікавитися у представника інспекції, чи потрібно зшивати листи. Співробітникам ФНП доводиться часто і неодноразово сканувати папери, що їм надсилаються, тому для них (і для відправляючої сторони) може виявитися зручнішим використання канцелярського швидкозшивача.

Як виконується прошивка документів? (+ відео)

Перед тим, як приступити до прошивки (шнурівки) документа, фахівець повинен підготувати всі необхідні інструменти: інакше згодом доведеться скріплювати листи ниткою, паралельно намагаючись відшукати клей, ножиці або друк - а це не зовсім зручно.

До предметів, що використовуються, щоб прошити (прошнурувати) та проклеїти документ, належать:

1. Інструменти для проколювання паперу:
   1. шило;
   2. товста голка;
   3. дірокол;
   4. дриль.
2. Витратні матеріали:
   • нитки (рекомендується використовувати марку ЛШ-21, але можна і будь-які інші, досить щільні та нековзні);
   • шпагат;
   • шнури (не особливо товсті);
   • клей (ПВА або, що гірше, канцелярський).
3. Ножиці.
4. Обкладинка для зберігання справ в архіві (формат 230×325) та заготівля-наклейка, на якій згодом буде проставлено друк.

Важливо: використання стандартної обкладинки вказаних розмірів вкрай бажано, оскільки гарантує комфортну роботу з документами в майбутньому, але не обов'язково: якщо листи неможливо без псування помістити в канцелярський «короб», фахівцеві слід замовити або (за наявності матеріалу) самостійно виготовити обкладинку, що підходить під вихідні параметри.

Прошити (прошнурувати) та проклеїти будь-який документ можна за такою схемою:

1. Підготувати листи, склавши їх у правильній послідовності (хронологічній чи алфавітній). Папери повинні також лежати правильною стороною вгору або вниз - інакше велика ймовірність пошити їх задом наперед і згодом перешивати заново.
2. У процесі підготовки або відразу після закінчення видалити всі скріпки, скоби та інші зайві елементи, що є на листах, намагаючись при цьому зберегти цілісність паперу. У разі пріоритетна саме збереження документа: якщо вилучити чужорідний предмет без псування неможливо, його слід залишити у справі, а чи не відривати разом із частиною листа.
3. Скласти листи, вирівнявши їх по двох краях (прямий кут). Зробити це можна як вручну, якщо об'єм документа не надто великий, так і за допомогою допоміжного інструменту – косинця.
4. Виконати в папері (на відстані близько 15 мм від лівої вертикальної сторони) отвори - три або п'ять, залежно від важливості документа, вказівок у відомчій інструкції та наявності у виконавця вільного часу.

Процедура пророблення отворів здійснюється за кілька кроків:

• спочатку необхідно намітити майбутні отвори, проставивши олівцем або ручкою точки по центру кожного з них;
• перший отвір має розташовуватися приблизно посередині листа; крайні - не менше ніж за три сантиметри від нього;
• якщо планується зробити в папері всього три отвори, рекомендується рознести крайні подалі, хоча б на шість сантиметрів від центру;
• якщо листів не надто багато (від одного до п'яти), для проколювання логічніше всього використовувати голку з уже протягнутою ниткою або дірокол; якщо до десяти-п'ятнадцяти – канцелярське шило; якщо більше зазначеної кількості, аж до 250 штук - електричний дриль або верстат для зшивання.

1. Пропустити в отримані отвори товсту нековзну (інакше неможливо зав'язати вузол) нитку або поштовий (банківський) шпагат. Оскільки обидва матеріали можуть порватися, їх попередньо складають удвічі, що дещо ускладнює наступний етап.
2. Зав'язати кінці одягненої у всі отвори нитки, шнура або шпагату у вузол - якомога міцніше та ближче до останнього листа.
3. Наклеїти на вузол, що вийшов (для більшої зручності його можна «розкачати» підручним предметом) лист-завірювач, електронний зразок якого можна скачати за наведеним далі посиланням, залишаючи кінці нитки вільними. Після цього, попередньо підписавши наклейку і проставивши при необхідності на ній друк, завірювач повністю заливають клеєм, щоб унеможливити подальше переформування справи.

Порада: хоча положення, наведені у пункті №7, приймаються фахівцями відділів кадрів як обов'язкові до виконання, найчастіше (особливо якщо це стосується старих документів, не внесених до електронної бази), найкращим рішенням було б використовувати для зшивання листів звичайний вузол, який при необхідності відсканувати документ можна буде розв'язати, а потім знову зав'язати. Зрозуміло, наклейка-завірювач у такому разі або зовсім не використовується, або прикріплюється на тильну сторону обкладинки, втрачаючи своє призначення.

1. Якщо цього не було зроблено раніше, пронумерувати підшиті в документ листи, дотримуючись загальних правил:
   • розташований спереду опис не включається до загальної нумерації (можна використовувати римські цифри);
   • нумерація починається з другого аркуша (цифра «1» не встановлюється);
   • номери ставляться у верхньому правому кутку кожного листа;
   • для включення в нумерацію пропущеного листа на ньому ставиться номер попереднього та літера (на першому пропущеному – «а», на другому – «б» і так далі, виключаючи букву «з»);
   • номер спочатку проставляється на конверті, а потім на документах, що знаходяться в ньому;
   • раніше пронумеровані листи нумеруються заново (для комфортнішого сприйняття старі цифри слід стерти);
   • на графічних документах номери ставляться з зворотного боку.
2. При необхідності листи можна не тільки прошнурувати (прошити), але й проклеїти по корінці. У сучасному діловодстві такий підхід не практикується, проте й суперечності чинним законам у ньому немає.

Важливо: максимальна кількість листів в одному томі - 250. Це значення може бути трохи змінено у велику сторону, проте не варто захоплюватися: при товщині корінця, що перевищує чотири сантиметри, стає дуже важко працювати зі справою.

Як правильно оформити та прикріпити наклейку?

Засвідчувальна наклейка - неодмінний атрибут повністю оформленої справи; вона така ж важлива для співробітника відділу кадрів, як належним чином засвідчена для посередника.

Вимоги до оформлення наклейки:

1. Розміри заготовки – близько 40×60 мм.
2. Вона має повністю закривати вузол, залишаючи вільними кінці ниток.
3. Ще до наклеювання або після просихання у відповідних полях засвідчувача необхідно проставити загальну кількість аркушів, підпис та розшифрування підпису (прізвище з ініціалами) відповідального співробітника та друк організації.
4. Після закінчення процедури оформлений завірювач слід залити клеєм разом з нитками, що виступають.

Порада: останній пункт не є обов'язковим, і з наведених вище міркувань його краще пропустити, проклеївши лише вузол та нитки.

Прошито та пронумеровано — зразок Word

Завантажити зразок наклейки з текстом «Прошито та пронумеровано» можна за посиланням вище. Електронний документ у форматі DOC відкривається у будь-якому текстовому редакторі, включаючи «рідний» Microsoft Word, і легко може бути відредагований та доповнений відповідно до вимог конкретної організації.

Підбиваємо підсумки

Щоб прошити чи прошнурувати документ, потрібно мати під рукою голку, нитку чи шпагат, дірокол та ножиці; щоб завершити формування тома - клей, наклейку із зазначенням кількості аркушів та підписом відповідальної особи та печатку. Завірювач клеїться прямо на затягнутий після скріплення листів вузол - так, щоб кінці нитки, шнура або шпагату залишалися вільними.

Наклейка «Прошито і пронумеровано» може бути самостійно зверстана відповідальним працівником, але значно легше використовувати готовий зразок, наведений вище за посиланням. Головне - перед тим, як залити наклейку, не забути внести в її поля необхідні відомості та проставити відбиток печатки чи штампу організації.

У статті розповімо, які документи потрібно прошивати та як правильно це робити. Покажемо на прикладах основні способи прошивки.

Завантажте корисні матеріали:

Як прошити документ у чотири дірки

Уздовж лівого краю складених у стос аркушів документа пробийте чотири отвори з відривом приблизно 1.5 – 2 див друг від друга. При цьому способі прошивки нитку втягніть з тильного боку в третій отвір і далі дійте відповідно до схеми нижче.

Схема прошивки документа у чотири дірки

Виведені на задній бік кінці нитки зв'яжіть вузликом і опломбуйте.

Як прошити папку з документами

При передачі документів до архіву, папери, що належать до одного типу або супроводжують певний напрямок діяльності компанії, підшивають у спільну папку відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Загальна папка, яка містить як одно-, так і багатосторінкові документи, повинна мати тверду обкладинку. Максимальна кількість паперових листів, що підшиваються до папки, - 250.Ні діроколом, ні, тим більше голкою, таку товсту пачку паперу не проб'єш, тому в таких випадках використовують шуруповерт і шпагат, а також палітурний верстат. Папери, підшиті до папок, скріплюються за допомогою пластикової або металевої пружини, що дозволяє їх легко розшити при необхідності.

Базові правила прошивки документів

Існує кілька базових правил прошивки документації щодо нумерації аркушів у папці. Дотримуючись цих правил, можна бути впевненим у тому, що і вся документація суворо впорядкована.

Основні правила прошивки документів:

• нумерації підлягають сторінки підшивки, а листи;
• якщо кількість аркушів перевищує 250, папку необхідно розбити з окремою нумерацією;
• не потребує нумерації;
• номери необхідно проставляти арабськими цифрами у верхньому правому кутку сторінки, роблячи відступ від тексту;
• у разі якщо в нумерації допущено помилку, неправильний номер необхідно закреслити, поставити правильний номер і зробити напис на виправленій ділянці завірювального;
• у деяких випадках (якщо після закінчення нумерації потрібно включити до справи додатковий аркуш), допускається літерна нумерація;
• якщо виникає необхідність включити в папку аркуш великого формату, його потрібно пронумерувати у правому верхньому кутку в розгорнутому стані, згорнути до формату А4 і акуратно пошити з іншими через лівий край;
• коли у справу включають першим нумерується конверт, а потім - вкладені листи;
• Додатки до справ, оформлені як окремі томи, нумерують окремо.