كيفية تدبيس المستندات بشكل صحيح: القواعد المقبولة عمومًا والنصائح العملية. كيفية خياطة المجلة وترقيمها بشكل صحيح - عينة من نموذج خياطة المستندات
لا يمكن تجنب مسألة مراقبة سلامة التسجيل. نظرًا لأننا نعيش في عصر التقنيات الرقمية التي تسمح بتخزين السجلات وحمايتها، فإن التشريعات البيلاروسية لا تمنح دائمًا الحق في الاحتفاظ بالسجلات في شكل إلكتروني. لا داعي للقلق بشأن السجلات في مجال سلامة وصحة الموظفين، فهي ليست مهددة بالتقنيات الرقمية.
لذلك، بالطريقة القديمة، عليك أن تأخذ مخرزًا وخيطًا وإبرة وترقم المجلة، وتربطها، وتكتب ملاحظة شهادة على الورقة الأخيرة وتختمها بختم المنظمة.
تحتوي جميع المجلات المشتراة في المتجر على مذكرة شهادة، وعند النظر إليها، يشعر المرء أن جميع المجلات تحتاج إلى ربطها وإغلاقها. ولكن هذا ليس صحيحا. أدى البحث السريع عن تشريعات جمهورية بيلاروسيا في مجال حماية العمال إلى تقديم قائمة صغيرة من المجلات الخاضعة للإجراء الموصوف أعلاه.
اسم المجلة | الرسمية مع سلطة التصديق | الفعل القانوني التنظيمي |
سجل الإحاطة التمهيدية بشأن حماية العمال | رئيس المنظمة أو من يفوضه | البند 62 "تعليمات بشأن إجراءات التدريب والتدريب الداخلي والتعليم واختبار معرفة العمال بشأن قضايا حماية العمل" |
سجل إحاطة السلامة المهنية سجل لتسجيل الإحاطة المستهدفة بشأن حماية العمال | رئيس منظمة أو وحدة هيكلية للمنظمة |
|
سجل الإحاطة التعريفية (سجل الإحاطة التمهيدية) سجل الإحاطة | لم يشر اليه | البند 58 "قواعد حماية العمال أثناء تشغيل وإصلاح شبكات إمدادات المياه والصرف الصحي" |
مجلة الفحص الطبي قبل الوردية (قبل بدء العمل، الوردية) للعمال | مسؤول معتمد | البند 12 "تعليمات بشأن إجراءات إجراء الفحص الطبي قبل التحول (قبل بدء العمل، التحول) للعمال" |
سجل الحوادث | المسؤول المعتمد من المنظمة، حامل البوليصة (حامل البوليصة - فرد) | البند 54 "تعليمات بشأن إجراءات ملء وصيانة وتخزين المستندات اللازمة للتحقيق وتسجيل الحوادث الصناعية والأمراض المهنية" |
سجل الأمراض المهنية | المسؤول المعتمد لصاحب البوليصة، حامل البوليصة - فرد (المركز الإقليمي للنظافة وعلم الأوبئة) | البند 121 "تعليمات بشأن إجراءات ملء وصيانة وتخزين المستندات اللازمة للتحقيق وتسجيل الحوادث الصناعية والأمراض المهنية" |
مجلة محاسبة العمل حسب الأوامر والأوامر | لم يشر اليه | الملحق D TKP 427-2012 (02230) "قواعد السلامة لتشغيل التركيبات الكهربائية" |
كتاب سجل ثنائي كلورو الإيثان | لم يشر اليه | ملحق للقواعد المشتركة بين الصناعات للسلامة والصحة المهنية عند العمل مع ثنائي كلورو الإيثان |
سجل تشغيل وحدة التبريد | لم يشر اليه | البند 12 "القواعد المشتركة بين الصناعات بشأن حماية العمال أثناء تشغيل وحدات تبريد الفريون" |
مجلة الفحوصات الطبية السابقة للرحلة والفحوصات الطبية الأخرى لسائقي المركبات الآلية (باستثناء الجرارات ذات العجلات) | لم يشر اليه | البند 9 "تعليمات بشأن إجراءات إجراء فحوصات ما قبل الرحلة وغيرها من الفحوصات الطبية لسائقي المركبات الآلية (باستثناء الجرارات ذات العجلات)" |
مجلة ما قبل الرحلة والفحوصات الطبية الأخرى لسائقي الجرارات ذات العجلات والمركبات ذاتية الدفع | لم يشر اليه | البند 9 "تعليمات بشأن إجراءات إجراء فحوصات ما قبل الرحلة وغيرها من الفحوصات الطبية لسائقي الجرارات ذات العجلات والمركبات ذاتية الدفع" |
هذا كل شئ. لا يمكن الإشارة إلى السجلين الأخيرين، حيث يتم ملؤهما من قبل العاملين في المجال الطبي، الذين يعملون فقط في المؤسسات الكبيرة في الجمهورية.
في مجال السلامة من الحرائق، مطلوب الربط والختم سجلات التدريب على السلامة من الحرائق. ويجب أن تكون السجلات مرقمة ومثبتة ومختومة ومصدقة أيضًا بتوقيع مدير المنشأة أو الشخص المسؤول عن إجراء الإحاطات(غريب، أليس كذلك؟) (الملحق 2 لقواعد السلامة من الحرائق في جمهورية بيلاروسيا. PPB في بيلاروسيا 01-2014). ومن دواعي سرورنا أنه يُسمح بتسجيل إحاطات السلامة من الحرائق في سجلات تسجيل إحاطات السلامة المهنية (بفضل وزارة حالات الطوارئ). ولذلك، فإن سجلات التدريب على السلامة من الحرائق ليست شائعة في مؤسسات الجمهورية.
عند العمل مع الوثائق، عاجلا أم آجلا، تواجه الحاجة إلى التصرف، من الجيد أن لا يتم الحصول على هذه المعرفة أثناء التفتيش التالي لبعض الهيئات المعتمدة. تعتبر البرامج الثابتة عنصرًا مهمًا في العمل المكتبي، ومن الأفضل عدم تجاهلها، حتى لا "تتعرض للغرامة". إذا تم خياطة المستند بشكل غير صحيح، فسيكون من الصعب في المستقبل إثبات عدم وجود استبدال للمعلومات. يصف هذا المنشور كيفية خياطة المجلة وترقيمها بشكل صحيح.
مسؤولية
تتمتع بعض المستندات بأهمية متزايدة وبالتالي تتطلب اهتمامًا أكبر بالتخزين والتنفيذ. إن البرامج الثابتة وترقيم الوثائق ليس مجرد نزوة على الإطلاق، ولكنه حماية من إجراء تغييرات غير قانونية عن طريق تمزيق/إضافة الصفحات وغيرها من الإجراءات غير المصرح بها.
هل من الضروري فلاش المجلات في مكتب خاص؟ الجواب نعم. لا يهم على الإطلاق شكل ملكية المنظمة، يمكن أن يأتي التدقيق بسهولة إلى رجل أعمال فردي عادي، لأن القانون هو نفسه بالنسبة للجميع.
عند تعيين سكرتير أو كاتب، من الأفضل أن توضح على الفور ما إذا كان المرشح يعرف كيفية ربط الكتب وكيف يفعل ذلك؟ إذا نشأت صعوبات في الإجابة على هذا السؤال، ضع في اعتبارك: لن يصبح مقدم الطلب هذا شريكًا موثوقًا به، لأن مهارة البرامج الثابتة لا تقل أهمية عن القدرة على كتابة الحروف بشكل صحيح أو كتابة النصوص بسرعة على جهاز كمبيوتر باستخدام "العشرة الأعمى". طريقة الاصبع." والخبر السار هو أنه يمكن الحصول على هذه المعرفة بسهولة بمجرد التعامل مع هذه المشكلة.
في بعض الهياكل، على سبيل المثال قوات الأمن، تجري خدمة التدقيق الداخلي دائمًا عملية تدقيق بشغف خاص، وتنظر أولاً في ما إذا كانت السجلات منسقة بشكل صحيح؛ حتى أنها تتحقق من ربط ملاحظات الموظفين!
يجب خياطة جميع سجلات النقد أولاً، فكل ما يتعلق بالتمويل هو دائمًا محور خدمات المراقبة. من الضروري فلاش كل من محاسبة الطلبات ومجلات الملاحظات وأشياء أخرى.
يتم الاحتفاظ ببعض المجلات في الشركات لسنوات، وفي هذه الحالات، يحدث أن يساعد خيط البرنامج الثابت الكتاب ببساطة على عدم الانهيار إلى الأجزاء المكونة له بسبب الشيخوخة.
كيفية خياطة المجلة وترقيمها: تعليمات خطوة بخطوة
في الواقع، من الصعب فلاش المستند الأول فقط. بعد كل شيء، أنت لا تعرف من أين تبدأ وكيف تخيط مجلة بشكل صحيح، أو كيفية التعامل معها بشكل عام. لكن العمل مع المستندات اللاحقة سيكون بمثابة تلاعب روتيني عادي وليس أكثر.
كيفية فلاش مجلة؟ ويمكن رؤية عينة في الصورة أدناه؛ فالمساعدة البصرية تعمل دائمًا بشكل أفضل من آلاف الكلمات المكتوبة.
الترقيم
إذا كانت هناك ورقة واحدة على الأقل مفقودة من السجل، فسيدفع ذلك هيئة التفتيش على الفور إلى التفكير في التزوير الرسمي في المؤسسة. إذا تمزقت الأوراق فهذا يعني أنه تم إخفاء بعض المعلومات، ومن ثم سوف يكتشفون من يستفيد من هذا ولماذا. إذا كان المفتش يريد بالتأكيد معاقبة الشركة على شيء ما، فإن المستندات غير المربوطة ستصبح "دليلًا" ممتازًا في أنشطته.
يمكنك ترقيم الكتاب يدويًا؛ وفي هذه الحالة، يتم ترقيم الأوراق، وليس الصفحات. الغلاف ليس ورقة، بل يتم وضعه عادةً في الزاوية اليمنى السفلية. إذا حدث خطأ أثناء الترقيم اليدوي، فيمكنك تصحيح الرقم بقلم ووضع توقيع مسؤول بجانبه، على سبيل المثال السكرتير المسؤول عن حفظ اليوميات في المؤسسة.
السوق الحديث مشبع بالسلع، ويمكنك بسهولة شراء مجلة مرقمة بشكل جميل على الفور. وهذا أمر مريح بلا شك، لأن كتابة الأرقام من واحد إلى مائة ليس النشاط الأكثر إثارة.
الموضوع للبرامج الثابتة
الخيط العادي، مثل الذي نخيطه على الأزرار ونستخدمه في الحياة اليومية، غير مناسب للعمل. إذا أخذت عينة رقيقة، فقد ينكسر الخيط بمرور الوقت، ثم سيتعين عليك خياطة المجلة مرة أخرى، وهذا ليس في غضون دقائق.
في أغلب الأحيان، يكون لدى الكاتب في ترسانته واحدة قوية جدًا لدرجة أنه من المستحيل ببساطة تمزيقها بأيديهم العارية، ومن المؤكد أنها ستحتفظ بكل الأوراق معًا، حتى لو سقطت المجلة عن طريق الخطأ.
كيفية صنع الثقوب؟
يمكنك عمل ثقوب في مجلة رفيعة أو دفتر ملاحظات باستخدام المخرز، وبالتدريج، خطوة بخطوة، صفحة تلو الأخرى، اخترق جميع الأوراق. ولكن إذا كان عليك التعامل مع نسخة متعددة الصفحات، فعادةً ما يقومون بتمرين للمساعدة. إنه لأمر رائع بشكل خاص أن نشاهد مدى قدرة المحاسب الهش على التعامل مع الأداة. ومع ذلك، عند اللجوء إلى مثل هذه المدفعية الثقيلة، من الأفضل تجنيد دعم الذكور.
لكي تجعل مجلتك تبدو أنيقة، لا تثقب الغلاف، حتى لو كنت تريد ذلك حقًا. يجب أن تكون الثقوب قريبة من العمود الفقري (الربط) قدر الإمكان، ثم عند فتح الصفحات ستكون الخيوط غير مرئية عمليًا ولن تشغل المساحة المفيدة للرسم البياني.
عادة ما يكون هناك فتحتين، المسافة بينهما 6-10 سم. تقع الثقوب في منتصف الكتاب تقريبًا.
بمجرد عمل الثقوب، يتم إدخال الخيط في إبرة كبيرة ويتم سحبه عبر الفتحات. يجب أن يظل كلا طرفي الخيط في الجزء الخلفي من المجلة (بين الورقة الأخيرة والغلاف الخلفي).
طول الفقرة
تحتاج أيضًا إلى معرفة مدة قطع الخيط على الفور، ويجب أن يظل كلا "ذيوله" حرين بحوالي 15 سم، ولكن من الأفضل التصرف باحتياطي، حيث يمكن دائمًا قطع المليمترات الإضافية. النهايات ضرورية بحيث يمكن لصق ورقة تحكم بها عدد الصفحات المرقمة فوقها.
قائمة تدقيق
بيت القصيد من المجلات الوامضة هو استخدام نوع من "الختم" محلي الصنع لتحديد عدد الأوراق التي يجب أن تكون موجودة في مستند معين إلى الأبد تحت أي ظرف من الظروف.
سنحتاج إلى قطعة من الورق، مقاس 10*10 سم تقريبًا، ونكتب عليها يدويًا أو نطبع على الكمبيوتر النص التالي: "في هذه المجلة، "..." مرقمة ومربوطة. الصفحات. ويجب على رئيس المنشأة أن يضع قراره على مربع من الورق، ويشار إليه أيضاً بتاريخ العملية.
يتم ربط الخيط في عقدة، وتظل الأطراف حرة، ويتم لصق ورقة التحكم باستخدام PVA على العقدة نفسها وجزء من الخيوط. وبعد أن يجف الغراء، يقوم المدير بوضع ختم على ورقة التحكم بحيث يمتد إلى ما هو أبعد من حوافها وتكون العلامة موجودة على الغلاف نفسه. هذا هو المخطط الأساسي المستخدم للحماية من الهجمات على سلامة السجلات.
- حتى دفتر ملاحظات الطالب العادي يمكن أن يصبح مجلة.
- بعد أن قمت بفحص المعلومات حول كيفية فلاش مجلة، قد لا تصادف دائمًا النصائح المفيدة التالية. انتبه إلى التوتر؛ يجب أن تتم عملية الخياطة بشكل غير محكم بما فيه الكفاية، وإلا فإن الدانتيل/الخيط سوف يقطع في الثقوب ويمزق الصفحات، أو لن يكون من الممكن فتح الكتاب بالكامل. لا تسمح المجلة المقيدة بإحكام بالكتابة في وسط الحيز.
- يمكنك أيضًا العثور على النموذج القياسي المطلوب على الإنترنت، وطباعته، وتثقيبه، وخياطته، ولصقه على "التحكم".
- يُنصح بإرفاق ورقة التحكم بعصا الغراء: يستغرق PVA وقتًا طويلاً حتى يجف، وغالبًا ما تؤدي الرطوبة إلى تشويش التوقيع والختم الذي يضعه المدير على عجل.
- هناك مواقف لا يزال من الضروري فيها إجراء بعض التغييرات على السجل. على سبيل المثال، بسبب خطأ مؤسف أو عدم مسؤولية أحد المسؤولين، تم إدخال بيانات غير صحيحة، أو لا توجد معلومات تسجيل على الإطلاق، وفي هذه الحالة يكون من الضروري أحيانًا إعادة كتابة السجل بالكامل.
أين يمكن شراء المجلات؟
بالمناسبة، يوجد الآن الكثير من البوابات على الإنترنت التي يمكن أن تعرض عليك شراء أي عينة مقابل القليل من المال وفي وقت قصير. تتمثل ميزة هذا الشراء في أن المجلات ستأتي إليك بالفعل بفتحات للخيط أو حتى مخيطة بالكامل بالفعل، ولن تحتاج إلى التفكير في كيفية خياطة المجلة بنفسك.
عادة ما يهتم مهندسو حماية حياة وصحة العمال بكيفية إصدار سجل سلامة العمل، ولكن لا توجد حكمة خاصة هنا - كل هذه المستندات مرتبطة بنفس المبدأ. بالمناسبة، مجلة السلامة المهنية هي واحدة من تلك التي يجب على صاحب العمل "الاعتزاز بها والاعتزاز بها"، لأنه إذا حدث شيء ما للموظف في العمل، فإن أول شيء ستسأله السلطات التنظيمية عن الكتاب الذي قرأه هؤلاء الموظفون أنفسهم ووقعوا عليه ال
معلومات إلى ضابط شؤون الموظفين
لكن كتاب تسجيل دفاتر العمل والإدخالات فيها لا يجب أن يتم خياطته فحسب، بل يجب تثبيته أو إغلاقه. لن يعمل هنا المخطط القياسي لكيفية وميض المجلة لإدخال معلومات حول كتب العمل.
بعض النتائج
دعونا نكرر القواعد الأساسية المذكورة أعلاه:
- قبل العمل، ادرس بعناية التعليمات الخاصة بكيفية وميض المجلة.
- اتخاذ قرار بشأن أداة "خارقة".
- لا تثقب الغطاء (فقط الأوراق نفسها).
- لا تصنع ثقوبًا بعيدًا عن الغلاف - سيكون من غير المناسب فتح المجلة.
- يجب أن يكون الخيط قويا.
- لا تخطئ في حساب طول الخيط حتى لا تعيد كل شيء مرة أخرى.
- ترقيم المجلة.
- قم بلصق ورقة تحكم، والتي ستشير إلى عدد الصفحات المراد خياطتها وتاريخ الغرز.
- ختمه.
نأمل أنه بعد قراءة المقال لن يكون لديك أي أسئلة حول كيفية تحديث السجل والمستندات المماثلة.
يعد وميض المستندات عملية بسيطة لا تتطلب مهارات خاصة من المؤدي: كل ما تحتاجه هو خيط (حبل، خيوط)، وإبرة وثقب، ومع المعدات الحديثة، يمكن استبدال كل هذه العناصر بآلة خاصة . يُعد ربط المستند وربطه بشريط لاصق هو نفس الواجب الأساسي لأخصائي الموارد البشرية مثل الحفاظ على الملفات الشخصية للموظفين: بدون هذا الإجراء، سيكون تخزين كمية كبيرة من المستندات أمرًا صعبًا للغاية.
العمليات المذكورة أعلاه تتبعها عملية أخرى - التسجيل والشهادة بالتوقيع وإرفاق الملصق. كيفية خياطة مستند ولصقه بشكل صحيح، بالإضافة إلى مكان تنزيل نموذج إلكتروني وعينة ملصق بتنسيق Word - انظر أدناه.
متى تحتاج إلى فلاش المستندات؟
وفقًا للممارسة العامة، التي أكدها أمر الأرشيف الفيدرالي رقم 76 بتاريخ 23 ديسمبر 2009، وأوامر وزارة الثقافة ووزارة الضرائب والرسوم، وكذلك GOST R 51141، أي مستند يحتوي على أكثر من ورقة واحدة يجب أن تكون مخيط (أو لصقها). يتم ذلك لسببين رئيسيين: أولا، في النموذج "المجمع"، من الأسهل بكثير تخزين الملفات والملفات الشخصية؛ ثانيًا، إذا قمت بخياطة الأوراق معًا ووضعت ملصقًا في الأعلى يشير إلى كميتها بالضبط وختم المنظمة، فسيكون من الصعب جدًا إزالة أو استبدال أي جزء من المستند.
مهم: مسألة ما إذا كان الأمر يستحق خياطة أوراق مزدوجة لا تزال غير واضحة. لأسباب عملية، قد يكون من المستحسن تركها في حالتها الأصلية (لأنها ورقة واحدة فعليًا)، ولكن ضعها في مجلد صلب أو تحت غطاء بأوراق أخرى. إذا كان هذا جزءًا لا يتجزأ من المصفوفة (على سبيل المثال)، فبالرغم من الازدواج، يجب خياطة الأوراق (ربطها)، وإذا لزم الأمر، لصقها بالإضافة إلى ذلك مع الباقي.
عادة، يقرر الموظف المسؤول بنفسه كيفية خياطة الوثيقة، ما لم يكن لدى مؤسسته لوائح خاصة يجب اتباعها. على المستوى التشريعي، هذا الالتزام، بطبيعة الحال، ليس ثابتا، ولكن لا ينصح بالانحراف عن المعايير المقبولة: التفتيش التالي سيكشف عن جميع عيوب المتخصص، وفي أحسن الأحوال سيواجه إجراءات تأديبية.
بالإضافة إلى ذلك، من خلال اتباع روتين واحد، سيوفر الموظف الكثير من الوقت، والذي يمكن استخدامه في الأنشطة الأكثر أهمية من وجهة نظر عقلانية - على سبيل المثال، لمعالجة المعلومات أو إدخالها في قواعد البيانات الإلكترونية.
نصيحة: قبل تقديم المستندات إلى إدارة دائرة الضرائب الفيدرالية، من المنطقي أن نسأل ممثل التفتيش عما إذا كانت الأوراق بحاجة إلى تدبيسها. يقوم موظفو دائرة الضرائب الفيدرالية في كثير من الأحيان وبشكل متكرر بمسح الأوراق المرسلة إليهم، لذلك قد يكون من المناسب لهم (وللطرف المرسل) استخدام مجلد القرطاسية.
كيف يتم تنفيذ البرامج الثابتة للمستندات؟ (+ فيديو)
قبل البدء في خياطة (دانتيل) المستند، يجب على المتخصص إعداد جميع الأدوات اللازمة: وإلا فسيتعين عليك لاحقًا ربط الأوراق بالخيط، بينما تحاول في نفس الوقت العثور على الغراء أو المقص أو الختم - وهذا ليس مريحًا للغاية .
تتضمن العناصر المستخدمة لخياطة (الدانتيل) ولصق المستند ما يلي:
- أدوات ثقب الورق:
- المخرز.
- إبرة سميكة
- ثقب الناخس؛
- تدريبات.
- مستهلكات:
- المواضيع (يوصى باستخدام العلامة التجارية LSh-21، ولكن يمكن استخدام أي مواد أخرى كثيفة بما فيه الكفاية وغير قابلة للانزلاق)؛
- انقسام الساق.
- الحبال (ليست سميكة جدًا) ؛
- الغراء (PVA أو ما هو أسوأ من ذلك، القرطاسية).
- مقص.
- غلاف لتخزين الملفات في الأرشيف (بتنسيق 230×325) وملصق فارغ سيتم ختمه لاحقًا.
مهم: يعد استخدام الغطاء القياسي للأحجام المحددة أمرًا مرغوبًا للغاية، لأنه يضمن العمل المريح مع المستندات في المستقبل، ولكنه ليس ضروريًا: إذا لم يكن من الممكن وضع الأوراق في "صندوق" القرطاسية دون ضرر، فيجب استشارة متخصص يجب أن تطلب أو (إذا كانت المادة متوفرة) أن تقوم بشكل مستقل بعمل غطاء مناسب للخيارات الأصلية.
يمكنك خياطة (دانتيل) ولصق أي مستند وفقًا للمخطط التالي:
- قم بإعداد الأوراق عن طريق طيها بالتسلسل الصحيح (التسلسل الزمني أو الأبجدي). يجب أيضًا وضع الأوراق بحيث يكون الجانب الصحيح لأعلى أو لأسفل - وإلا فهناك احتمال كبير لخياطتها للخلف ثم إعادة خياطتها لاحقًا.
- أثناء عملية التحضير أو فور الانتهاء منها، قم بإزالة جميع مشابك الورق والدبابيس وغيرها من العناصر غير الضرورية الموجودة على الأوراق، مع محاولة الحفاظ على سلامة الورق. في هذه الحالة، تكون سلامة الوثيقة هي الأولوية: إذا لم يكن من الممكن إزالة جسم غريب دون ضرر، فيجب تركه في الملف وعدم تمزيقه مع جزء من الورقة.
- قم بطي الأوراق، مع محاذاتها على طول الحافتين (الزوايا القائمة). يمكن القيام بذلك إما يدويًا، إذا لم يكن حجم المستند كبيرًا جدًا، أو بمساعدة أداة مساعدة - مربع.
- قم بعمل ثقوب في الورقة (على مسافة حوالي 15 ملم من الجانب الرأسي الأيسر) - ثلاثة أو خمسة، حسب أهمية الوثيقة والتعليمات الواردة في تعليمات القسم ومدى توفر وقت فراغ المؤدي.
تتم عملية صنع الثقوب في عدة خطوات:
- تحتاج أولاً إلى تحديد الثقوب المستقبلية عن طريق وضع نقطة في وسط كل منها بقلم رصاص أو قلم؛
- يجب أن يكون الثقب الأول موجودًا في منتصف الورقة تقريبًا؛ المتطرفون - ما لا يقل عن ثلاثة سنتيمترات منه؛
- إذا كنت تخطط لعمل ثلاثة ثقوب فقط في الورقة، فمن المستحسن أن تقوم بمسافة أبعد بين الفتحات الخارجية، على الأقل ستة سنتيمترات من المركز؛
- إذا لم يكن هناك عدد كبير جدًا من الأوراق (من واحد إلى خمسة)، فمن المنطقي للثقب استخدام إبرة بخيط ملولب بالفعل أو ثقب؛ إذا كان قبل عشرة أو خمسة عشر - المخرز القرطاسية؛ إذا كانت الكمية أكثر من الكمية المحددة، حتى 250 قطعة، استخدم مثقابًا كهربائيًا أو ماكينة خياطة.
- مرر خيطًا سميكًا غير قابل للانزلاق (وإلا سيكون من المستحيل ربط عقدة) أو خيوط بريدية (بنك) في الثقوب. نظرًا لأن كلا المادتين يمكن أن تتمزق، فقد تم طيهما مسبقًا إلى النصف، مما يجعل الخطوة التالية أكثر تعقيدًا إلى حد ما.
- اربط أطراف الخيط أو الحبل أو الخيوط من خلال جميع الفتحات في عقدة - بإحكام قدر الإمكان وقريبة من الورقة الأخيرة.
- الصق على العقدة الناتجة (لمزيد من الراحة، يمكنك "طرحها" باستخدام كائن مفيد) ورقة شهادات، يمكن تنزيل عينة إلكترونية منها من الرابط أدناه، مع ترك أطراف الخيط مجانية. بعد ذلك، بعد التوقيع مسبقًا على الملصق، وإذا لزم الأمر، وضع ختم عليه، يتم ملء الشاهد بالكامل بالغراء لاستبعاد إمكانية إجراء مزيد من الإصلاح للحالة.
نصيحة: على الرغم من أن الأحكام الواردة في الفقرة رقم 7 مقبولة من قبل المتخصصين في قسم الموارد البشرية باعتبارها إلزامية، في كثير من الأحيان (خاصة إذا كان هذا يتعلق بالمستندات القديمة غير المدرجة في قاعدة البيانات الإلكترونية) فإن الحل الأفضل هو استخدام عقدة عادية لخياطة الأوراق، والتي، إذا لزم الأمر، قم بمسح المستند ضوئيًا، حيث يمكنك فكه ثم ربطه مرة أخرى. وبطبيعة الحال، في هذه الحالة، إما أن لا يتم استخدام ملصق الشهادة على الإطلاق، أو يتم إرفاقه بالغطاء الخلفي، مما يفقد الغرض المقصود منه.
- إذا لم يتم ذلك من قبل، قم بترقيم الأوراق المودعة في المستند، مع اتباع القواعد العامة:
- المخزون الموجود في المقدمة غير مدرج في الترقيم العام (يمكن استخدام الأرقام الرومانية)؛
- يبدأ الترقيم من الورقة الثانية (لم يتم تضمين الرقم "1")؛
- يتم وضع الأرقام في الزاوية اليمنى العليا من كل ورقة؛
- لتضمين ورقة مفقودة في الترقيم، يتم وضع رقم الورقة السابقة والحرف عليها (على الورقة المفقودة الأولى - "أ"، في الثانية - "ب" وما إلى ذلك، باستثناء الحرف "ض" );
- يتم ختم الرقم أولاً على الظرف، ثم على المستندات الموجودة فيه؛
- يتم ترقيم الأوراق المرقمة مسبقًا مرة أخرى (للحصول على تصور أكثر راحة، يجب مسح الأرقام القديمة)؛
- في المستندات الرسومية، يتم وضع الأرقام على الجانب الخلفي.
- إذا لزم الأمر، لا يمكن ربط الأوراق فقط (خياطتها)، ولكن أيضا لصقها على طول العمود الفقري. في العمل المكتبي الحديث، لا يتم ممارسة هذا النهج، لكنه لا يتعارض مع القوانين الحالية.
مهم: الحد الأقصى لعدد الأوراق في مجلد واحد هو 250. يمكن تغيير هذه القيمة قليلاً إلى أعلى، لكن لا تبالغ: عندما يتجاوز سمك العمود الفقري أربعة سنتيمترات، يصبح من الصعب جدًا العمل مع العلبة.
كيفية تصميم الملصق وإرفاقه بشكل صحيح؟
يعد ملصق الشهادة سمة لا غنى عنها لحالة مكتملة بالكامل؛ فهو مهم بالنسبة لمسؤول الموارد البشرية بقدر أهمية الموظف المعتمد بشكل صحيح بالنسبة للوسيط.
متطلبات تصميم الملصق:
- أبعاد قطعة العمل حوالي 40×60 ملم.
- يجب أن تغطي العقدة بالكامل، مع ترك أطراف الخيوط حرة.
- حتى قبل اللصق أو بعد التجفيف، في الحقول المناسبة، يجب على جهة التصديق إدخال العدد الإجمالي للأوراق، والتوقيع ونسخة التوقيع (الاسم الأخير مع الأحرف الأولى) للموظف المسؤول وختم المنظمة.
- في نهاية الإجراء، يجب ملء الشهادة المكتملة بالغراء مع الخيوط البارزة.
نصيحة: النقطة الأخيرة اختيارية، وللأسباب المذكورة أعلاه، من الأفضل تخطيها، ولصق العقدة والخيوط فقط.
مخيط ومرقمة - عينة كلمة
يمكنك تنزيل نموذج ملصق يحتوي على النص "مخيط ومرقّم" من الرابط أعلاه. يتم فتح مستند إلكتروني بتنسيق DOC في أي محرر نصوص، بما في ذلك برنامج Microsoft Word الأصلي، ويمكن تحريره واستكماله بسهولة وفقًا لمتطلبات مؤسسة معينة.
دعونا نلخص ذلك
لخياطة مستند أو ربطه، يجب أن يكون لديك إبرة أو خيط أو خيوط، وثقب ومقص في متناول اليد؛ لإكمال تشكيل المجلد - غراء وملصق يشير إلى عدد الأوراق وتوقيع الشخص المسؤول وختم. يتم لصق الشاهد مباشرة على العقدة التي يتم شدها بعد تثبيت الصفائح - بحيث تظل أطراف الخيط أو الحبل أو الخيوط حرة.
يمكن إنشاء الملصق "مخيط ومرقّم" بشكل مستقل بواسطة الموظف المسؤول، ولكن من الأسهل بكثير استخدام العينة الجاهزة المتوفرة على الرابط أعلاه. الشيء الرئيسي هو أنه قبل ملء الملصق، لا تنس إدخال المعلومات الضرورية في حقولها ووضع ختم أو ختم المنظمة.
سنخبرك في هذه المقالة بالمستندات التي يجب وميضها وكيفية القيام بذلك بشكل صحيح. دعونا نعرض بالأمثلة الطرق الرئيسية للبرامج الثابتة.
تنزيل المواد المفيدة:
كيفية خياطة وثيقة بأربعة ثقوب
قم بعمل أربعة ثقوب على طول الحافة اليسرى للأوراق المكدسة من المستندات على مسافة تتراوح بين 1.5 و2 سم تقريبًا عن بعضها البعض. باستخدام طريقة الخياطة هذه، أدخل الخيط من الخلف في الفتحة الثالثة ثم تابع وفقًا للرسم البياني أدناه.
مخطط البرامج الثابتة للوثيقة في أربعة ثقوب
اربط أطراف الخيط المبرز إلى الجانب الخلفي بعقدة وختم.
كيفية وميض مجلد بالمستندات
عند نقل المستندات إلى الأرشيف، يتم حفظ الأوراق التي تنتمي إلى نفس النوع أو المصاحبة لمنطقة معينة من أنشطة الشركة في مجلد عام وفقًا للتسميات المعتمدة للملفات.
يجب أن يكون للمجلد المشترك الذي يحتوي على مستندات أحادية ومتعددة الصفحات غلافًا صلبًا. الحد الأقصى لعدد الأوراق الورقية الموجودة في المجلد هو 250 ورقة.لا يمكن للثقب ولا الإبرة على وجه الخصوص أن تخترق مثل هذه الكومة السميكة من الورق، لذلك في مثل هذه الحالات يستخدمون مفك براغي وخيوط، بالإضافة إلى آلة تجليد الكتب. يتم حفظ الأوراق الموجودة في مجلدات معًا باستخدام زنبرك بلاستيكي أو معدني، مما يسهل فتحها إذا لزم الأمر.
القواعد الأساسية للمستندات الوامضة
هناك العديد من القواعد الأساسية لتحديث الوثائق فيما يتعلق بترقيم الأوراق في المجلد. وباتباع هذه القواعد، يمكنك التأكد من ذلك ، وجميع الوثائق منظمة بشكل صارم.
القواعد الأساسية للمستندات الوامضة:
- ليست صفحات المجلد هي التي تخضع للترقيم، بل الأوراق؛
- إذا تجاوز عدد الأوراق 250 ورقة، فيجب تقسيم المجلد إلى مجلد بترقيم منفصل؛
- لا يحتاج إلى ترقيم؛
- يجب كتابة الأرقام بالأرقام العربية في الزاوية اليمنى العليا من الصفحة، مع وضع مسافة بادئة للنص؛
- إذا حدث خطأ في الترقيم، فيجب شطب الرقم غير الصحيح وإدخال الرقم الصحيح وتسجيل الشهادة في القسم المصحح؛
- في بعض الحالات (إذا كان من الضروري بعد انتهاء الترقيم تضمين ورقة إضافية في الملف)، يُسمح بالترقيم بالحروف؛
- إذا كانت هناك حاجة لتضمين ورقة كبيرة الحجم في المجلد، فيجب ترقيمها في الزاوية اليمنى العليا عند فتحها، ثم طيها إلى تنسيق A4 وخياطتها بعناية مع الباقي عبر الحافة اليسرى؛
- عندما يتورطون ، يتم ترقيم المظروف أولاً، ثم الأوراق المرفقة؛
- يتم ترقيم ملاحق الحالات، المصممة كمجلدات منفصلة، بشكل منفصل.