ورقة طريق الحافلة. التعليمات: قم بإعداد ورقة الطريق
قم بتنزيل نموذج ورقة الطريق
ورقة الطريق هي وثيقة تنظم طريق التسليمالبضائع للعملاء. يتم استخدام هذه الوثيقة من قبل السائقين ومندوبي المبيعات والسعاة وسعاة البريد والأشخاص ذوي المهن الأخرى الذين يقومون بتسليم البضائع إلى عدة نقاط في يوم واحد.
لا يسمح لك جدول ورقة الطريق برؤية عنوان الوصول التالي فحسب، بل يسمح لك أيضًا برؤية ذلك بشكل ملحوظ يجعل العمل أسهلعامل. يحتوي على عدد من العناصر المفيدة التي لا تحتاج إلى وضعها في الاعتبار.
إذا قمت بملء جميع الخلايا المتاحة بشكل صحيح، في نهاية يوم العمل والأسبوع والشهر، يمكنك تحليل العمل المنجز وتحسينه من أجل تقليل التكاليف وزيادة الأرباح.
قم بتنزيل نموذج ورقة المسار:
وصف الجدول
نموذج ورقة المسار ليس وثيقة إلزامية ورسمية. ولذلك فهو من الممكن تغييرهاحسب تقدير كل مدير في الشركة. لا ننصح بإزالة أي شيء أو إضافة عدد كبير من العناصر - فهذا سيؤدي إلى تعقيد عملية التعبئة وإضافة الأخطاء.
كل يوم، يتم ملء الطريق للغد من قبل اللوجستي أو الممثل نفسه، اعتمادًا على تفاصيل العمل. يمكن رسم المسار مبكرًا وفقًا لطلبات العملاء، ولكن في مساء اليوم السابق يجب طباعته والتحقق منه وتصحيح الأخطاء.
مهم!تتم طباعة المستند الذي يحتوي على العناصر المكتملة ويتم تسليمه إلى الموظف الذي سيقوم بالتسليم. في نهاية اليوم، يتم إرجاع ورقة الطريق مع توقيع السائق إلى المكتب و يذهب إلى الأرشيف- مجلد "أوراق الرحلة" للشهر المقابل. يتم جمع كافة النماذج في مكان واحد وبالترتيب، بحيث إذا ظهرت أي أسئلة، يمكنك ذلك استعادة المعلومات اللازمة.
لسهولة العمل على جهاز كمبيوتر، يتم تقسيم المستند حسب اليوم في أسفل كل صفحة، مما يسمح لك بملء صفحة جديدة كل يوم دون حذف المعلومات من الصفحة الحالية. في نهاية الشهر، يمكنك تنزيل نموذج ورقة المسار الجديد مرة أخرى، وحفظ النموذج المكتمل مع الإشارة إلى اسم الشهر - قد تكون المعلومات حول عمليات التسليم المكتملة مفيدة في المستقبل.
ملء ورقة الطريق
قبل المغادرة للطريقيجب إكمال العناصر التالية:
- سائق- اللقب والأحرف الأولى
- تاريخ- يوم التسليم
- دواعي الإستعمالفي بداية الطريق - عدد الكيلومترات التي قطعتها السيارة قبل المغادرة
- الوقود المتبقي- كمية الوقود المتوفرة في خزان الغاز وقت بدء العمل
- مسؤول— الشخص الذي أدخل هذا العنوان في الجدول (يتم ملؤه إذا كان لدى أشخاص مختلفين إمكانية الوصول إلى ورقة مسار واحدة وإعداد عمليات التسليم)
- آلي- نوع السيارة، رقم لوحة الترخيص
- رقم الإيصال.- الرقم التسلسلي للطلب
- عنوان التسليم، الوقت الأولي، الشروط- أين يمكنك تناوله وفي أي وقت تقريبًا تحتاج إلى التواجد هناك (من الأفضل "قبل الغداء" أو "بعد الغداء")
- مبلغ التسليم، يرتفع- تكلفة الخدمات إذا كانت مطلوبة ومدفوعة
- ملحوظات، لو اي
سائق خلال يوم العمل يملأ بشكل مستقلفي خط سير الرحلة:
- الوقت والمسافة المقطوعةالقادمين والمغادرين من النقطة
- إجمالي عدد الكيلومتراتفي نهاية اليوم
- الوقود المتبقيوقراءات عداد المسافات (كم)
- علامات أخرىوالتناقضات والمواقف المثيرة للجدل
إن نموذج ورقة الطريق ليس الوثيقة الوحيدة التي يجب أن يحملها موظف التوصيل معه. ويجب أن يكون قد طبع أيضًا إيصالات المبيعات أو الفواتيروالتي سيتم توقيعها وختمها من قبل مستلمي البضاعة. في نهاية يوم العمل (أو في الصباح عند استلام ورقة طريق جديدة)، يقوم السائق بتسليم جميع إيصالات المبيعات إلى المسؤول اللوجستي (مدير المكتب)، الذي يقوم أيضًا بحفظها في مجلد منفصل.
لتسجيل تحركات السائق وتكاليف النقل التي يتكبدها، يتم ملء ورقة الطريق. ستكون الوثيقة مطلوبة لرحلات العمل وتسليم البريد السريع ورحلات العمل الأخرى. بمساعدتها، يمكنك تقدير وتعويض تكاليف وسائل النقل الخاصة والعامة. وفي نهاية المقال يمكنك تنزيل عينة مجانية.
لا يوجد شكل واحد للوثيقة التي ينص عليها القانون. يتم إعداد ورقة الطريق وفقًا للقواعد العامة. تم تحديد إجراءات التسجيل في ميثاق المنظمة.
الخطة التقريبية لملء ورقة سفر العمل هي كما يلي.
- اسم الوثيقة.
- تاريخ التسجيل والمدينة.
- بيانات الموظف الذي تم إصدار نموذج ورقة المسار له، وهي الاسم الكامل، الوظيفة، نوع السيارة، وجهة الرحلة.
- معلومات بخصوص الرحلة. يتم إدخالها بشكل أساسي في شكل جدول. تشير الأعمدة بشكل تسلسلي إلى تاريخ السفر ونقطة الوصول والوقت المحدد للمغادرة والعودة وتفاصيل المستند الذي يؤكد النفقات ومبلغ النفقات.
- توقيع الموظف الذي صدرت له الاستمارة.
- توقيع المحاسب .
مهم! يمكن أن تكون المستندات التي تؤكد النفقات إيصالات من محطات الوقود أو تذاكر السفر.
يحتوي نموذج خط سير الرحلة المكتمل بشكل صحيح على جميع المعلومات ذات الصلة بالرحلة، بما في ذلك تواريخ المغادرة والوصول والمدفوعات التي تم إجراؤها وتكلفة عناصر المخزون. لا يسمح لك النموذج بتنظيم البيانات فحسب، بل يسمح لك أيضًا باستخدامها لاحقًا للتخطيط الرشيد للرحلة.
في حالة فقدان معلومات مهمة أثناء ملء النموذج، يتم إجراء الإضافات في الحقول الفارغة. قد تشير هذه الملاحظات إلى المستندات المرفقة.
لماذا يتم إعداد أوراق سفر العمل؟
تعمل ورقة المسار المكتملة والموقعة كأساس للمحاسبة والمحاسبة الضريبية. ويتم فحص هذه الوثائق من قبل السلطات التنظيمية. أثناء عمليات التفتيش، يتم الاهتمام بمدى امتثال الرحلات للمسؤوليات الوظيفية للموظفين.
تجدر الإشارة إلى الأهداف التالية لإعداد الوثيقة.
- التخطيط العقلاني لسوق المبيعات.
- تحقيق الأهداف المتعلقة بشحن المنتجات ومبيعاتها.
- إعداد التقارير الضريبية والمحاسبية.
تحتوي ورقة المسار على معلومات مفصلة حول المسار ومحطات التوقف والفترات الزمنية بينها. مع الأخذ في الاعتبار كل هذه المعلومات، يمكنك تطوير الطريق الأمثل لزيارة جميع النقاط. سيتم أخذ موقع مناطق المبيعات، والتكاليف الزمنية للسفر وشحن المنتجات، وتكاليف الوقود في الاعتبار.
إجراءات تعبئة البيانات وتقديمها إلى قسم المحاسبة
على الرغم من عدم وجود عينة واحدة من صحيفة السفر، إلا أن هناك قواعد عامة يجب اتباعها عند إعدادها وتقديمها:
- يتم ملء النموذج في نسختين: واحدة تبقى مع الموظف، والثانية يتم إرسالها إلى قسم المحاسبة؛
- يتم إدخال الرحلات لفترة زمنية محددة في الجدول بالترتيب الزمني؛
- يجب أن تحتوي الورقة على روابط للمستندات الأساسية.
للطباعة، يمكنك استخدام ورقة A4 بسيطة أو ترويسة المؤسسة. يتم تضمين ورقة المسار (كإضافة إلى بوليصة الشحن) في تدفق المستند الداخلي، لذلك ليست هناك حاجة لختمها.
لكي يتم الاعتراف بالنفقات الموضحة في النموذج رسميًا، يجب إرفاق تأكيد به. بالإضافة إلى تذاكر السفر، تشمل هذه التذاكر أمرًا وتقريرًا للموظف عن النفقات المتكبدة.
عند اكتمال الوثيقة يتم تقديمها إلى قسم المحاسبة للتحقق منها ومن ثم التوقيع عليها من قبل صاحب العمل. وفي وقت لاحق، فإنه بمثابة الأساس لسداد المبلغ المحدد فيه. تتم الإشارة إلى هذه المدفوعات في بند نفقات المنظمة. تؤثر هذه المؤشرات بشكل مباشر على حساب ضريبة الدخل.
يعد إكمال ورقة السفر أمرًا مهمًا لتتبع الحركات والتخطيط الإضافي لطرق الخدمة. كما أنه بمثابة الأساس للضرائب والمحاسبة. بعد ذلك، يمكنك تنزيل مستند مثال.
تاريخ الإضافة: 2011-05-22
اليوم أود أن أتحدث إليكم عن ما هو عليه ورقة الطريقمندوب مبيعات.
المحافظة ورقة الطريقهي إحدى مسؤوليات مندوب المبيعات والتي سبق أن تحدثت عنها في الدروس السابقة.
لذا، ورقة الطريقيهدف إلى تسهيل عمل مندوب المبيعات، وهو جزء من إعداد التقارير، وهو أيضًا مستند لا غنى عنه إذا كنت في إجازة أو إجازة مرضية، وتم استبدالك في المنطقة. لكي يسافر الشخص الذي يحل محلك في الطريق بشكل مثمر أكثر، من الضروري الدخول فيه ورقة الطريقأكبر قدر ممكن من المعلومات حول منافذ البيع بالتجزئة.
وهنا أريد أن أعطي مثالا واضحا على بلدي ورقة الطريق. يمكنك تنزيله والمضي قدمًا.
ماذا يوجد هناك؟
الحقل T/t - منفذ البيع بالتجزئة. هذا هو اسم جميع منافذ البيع بالتجزئة التي يجب زيارتها خلال يوم العمل اليوم. بالمناسبة، يتم فرز النقاط حسب ترتيب الزيارة، مما يجعل حياة الشخص أسهل مرة أخرى إذا تم استبدالك.
صانع القرار هو صانع القرار. نكتب هنا اسم الشخص الذي نطلب معه عادةً.
الهاتف مجال مفيد جدًا. معرفة الاتصالات مع كل نقطة أمر مهم وضروري. في حالة عدم إمكانية تسليم الطلب خلال الوقت المتفق عليه أو أي شيء آخر، يمكنك دائمًا الاتصال والتحذير من ذلك.
النقطة التالية هي التردد. يشير هذا إلى عدد الزيارات. نحن نقسم TT مجازيًا إلى 3 فئات: أ - زيارة كل أسبوع، ب - مرة واحدة كل أسبوعين، ج - مرة واحدة في الشهر. مرة أخرى، سيكون هذا العمود مفيدًا لنوابكم. أنت نفسك تعرف بالفعل متى ومن يجب عليك زيارته، ومتى يمكنك تخطي الزيارة وتوصيل منفذ جديد في وقت الفراغ.
تفضل. مبيعات. إذا قمت بزيارة النقاط بشكل أسبوعي، فإن الأرقام من 1 إلى 8 ستكون أسابيع. ومن الأفضل أن تضع تاريخ زيارتك بدلاً من ذلك. وبينما تسافر على طول الطريق، ضع علامة على النقاط التي نجحت، على سبيل المثال، بعلامة زائد، وليس النقاط التي تم تشغيلها بعلامة ناقص. يعد هذا مناسبًا لأنه يمكنك معرفة ما إذا كنت قد زرت نقطة من الفئة B الأسبوع الماضي، دون بذل جهود إضافية للبحث عن سجل المبيعات لهذه النقطة ودون إجهاد عقلك بتذكر ما حدث الأسبوع الماضي. نقوم أيضًا بإحصاء هذه الإيجابيات في نهاية اليوم والتحقق من بيانات المشغل حول عدد الشحنات التي نرسل إليها الطلبات. يحدث أن تم قبول الطلب في TT، لكنهم نسوا إرساله إلى المشغل. هذه هي الطريقة التي يمكنك بها التحكم في نفسك.
حسنًا، يتم استخدام حقل الملاحظات لملاحظاتك على هذا المنفذ. لنفترض "التسليم بدقة قبل الساعة 15:00".
انظر أدناه - الحقول المجانية في ورقة الطريقتعمل على تسجيل منافذ البيع بالتجزئة الجديدة التي تمت زيارتها. نكتب أيضًا العناوين وأرقام الهواتف وجميع المعلومات المفيدة هناك.
وننهي هذا المقال عنه ورقة الطريقمجال مندوب مبيعات المبلغ الإجمالي. في نهاية اليوم، نطلب من المشغل عدد الطلبات والمبلغ الإجمالي للإزالة في يوم معين وإدخال هذه المعلومات. مريحة للتحكم في النفس. يمكنك معرفة أداء المنطقة أسبوعًا بعد أسبوع ويمكنك مراقبة تنفيذ خطة المبيعات في أي مرحلة خلال الشهر.
ورقة المسار هي وثيقة أساسية خاصة تسمح للموظف بتأكيد تكاليف النقل. سنخبرك في المقالة بمن يجب عليه تطبيق المستند، والنموذج الذي يجب استخدامه، وكذلك تحديد كيفية ملء إيصال خط سير الرحلة. في نهاية المقالة، يمكنك تنزيل نموذج مجاني ونموذج ورقة المسار.
من يستخدم
الغرض الرئيسي من هذه الورقة هو التأكد من نفقات الموظف الذي يضطر، من أجل الوفاء بواجباته الوظيفية، إلى دفع نفقات السفر. يمكن استخدام ورقة المسار لعام 2019 من قبل فئات العمال التالية:
- سائقو المركبات الرسمية أو الشخصية.
- السعاة واللوجستيون وعمال التوصيل الآخرون (شركات النقل).
- الأخصائيون الذين تكون وظائفهم، وفقًا للوصف الوظيفي، ذات طبيعة عمل متنقلة.
- الموظفون الذين يسافرون في رحلة عمل بسبب الطبيعة المحددة لوظيفتهم. على سبيل المثال، يقدم المحاسب تقارير إلى السلطات التنظيمية.
ومن الجدير بالذكر أن هذه القائمة ليست مغلقة. يمكن للفئات الأخرى من المتخصصين المعينين أيضًا استخدام هذا النوع من التوظيف الأساسي.
لا تخلط بين بوليصة الشحن والطريق. هذه أنواع مختلفة تمامًا من الوثائق الأولية. على الرغم من أن الأوراق لها غرض واحد في الواقع - تأكيد النفقات المتكبدة. فقط بالقسيمة تقوم المنظمة بشطب الوقود ومواد التشحيم، أي أنها تؤكد تكاليف دفع ثمن البنزين أو الغاز أو وقود الديزل.
أي شكل للاستخدام
لا يوجد شكل موحد للوثيقة. لم يوافق المسؤولون على النموذج الذي يتعين على جميع رواد الأعمال والمنظمات استخدامه. وهذا يعني أن كل شركة تستخدم تعلم الآلة لتأكيد نفقات سفر الموظفين مطالبة بتطوير نموذج بشكل مستقل. أو يمكنك تنزيل نموذج خط سير رحلة العمل الذي نقدمه في المقالة.
نموذج ورقة الطريق الحالية
كيفية إنشاء النموذج الخاص بك
يجوز تطوير تنسيق المستند الفردي الخاص بك والذي يلبي بشكل كامل تفاصيل أنشطة المؤسسة وتفاصيل عمل موظف معين. ومع ذلك، يرجى التأكد من أن الورقة تحتوي على التفاصيل الإلزامية التالية:
- اسم المستند، على سبيل المثال، "ورقة المسار، نموذج للسائق".
- الاسم الكامل للمنظمة التي أصدرت ML.
- مكان وتاريخ إصدار النموذج إذا تم إعداده خارج الشركة.
- صلاحية. يمكن وصف ML لمدة يوم واحد أو لمدة أسبوع أو شهر.
- الاسم الكامل. الموظف الذي استلم ورقة المسار ومنصبه ووحدته الهيكلية.
- الوجهة، أي المكان الذي يتم إرسال الموظف إليه.
- الغرض من الرحلة - يشير إلى الغرض المحدد الذي ذهب الموظف من أجله إلى الوجهة، على سبيل المثال، تقديم تقرير.
- ملاحظات الوصول أو المغادرة. يتم إجراء هذه العلامات من قبل ممثل المنظمة (الوكالة الحكومية) التي تم إرسال الموظف إليها.
- نوع من وسائل النقل تم استخدامه كوسيلة نقل، مثل الحافلة أو التاكسي أو السيارة الشخصية.
يتم توفير معلومات إضافية في أي ترتيب معين. على سبيل المثال، يمكنك تقديم ملاحظات حول الوقت الذي تقضيه على الطريق - وهذا مناسب، على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بإعداد عينة من ورقة الطريق لساعي البريد. يمكن أيضًا أن تنعكس المعلومات المتعلقة بمبالغ التكاليف المتكبدة في القسم الجدولي.
نموذج الطريق للساعي
وفي النهاية يجب أن تكون الوثيقة مصدقة. أولاً، الموظف المسؤول عن إعداد ML (الاسم الكامل، المنصب، التاريخ والوقت، التوقيع). ثم يتم لصق المعلومات المماثلة وتوقيع الموظف الذي استلم الوثيقة.
ميزات التصميم
يجب الموافقة على النموذج المطور في السياسة المحاسبية للمؤسسة أو إدراجه في أمر محلي منفصل. يجب أيضًا تحديد إجراءات وقواعد الملء بالترتيب. نوصي بأن يطلع الأشخاص المسؤولون على هذه اللوائح المحلية ضد التوقيع. سيؤدي هذا الإجراء إلى القضاء على الأخطاء والمشاكل في ملء الوثائق الأساسية.
إذا حدث خطأ في ورقة المسار، فيجب تصحيحه وفقًا لذلك. يتم شطب الإدخال (الخطأ) غير الصحيح (بسطر واحد)، ويتم إجراء إدخال تصحيحي بجانبه، ويضاف التاريخ والتوقيع والاسم الكامل. الموظف الذي قام بالتصحيح. يحظر استخدام الجص والعوامل التصحيحية.
ليس من الضروري وضع ختم، لأن النموذج يعتبر وثيقة داخلية. ومع ذلك، فإن هذا يخضع لتقدير المؤسسة الفردية.
يجب تقديم الوثيقة المكتملة إلى رئيس القسم أو مباشرة إلى قسم المحاسبة. من المقبول إرفاق الشيكات والإيصالات وغيرها من المستندات التي تؤكد نفقات الموظف. على سبيل المثال، تذكرة سيارة أجرة أو تذكرة حافلة.